Внутренняя опись по другому это называется содержание


Внутренняя опись документов дела: технология учета и контроля


Если на предприятии утверждена централизованная , то формирование дел осуществляется исключительно службой ДОУ. Если утверждена смешанная форма делопроизводства, то данная работа проводится самостоятельно каждым структурным подразделением под общим руководством службы ДОУ. Соблюдение единого стандарта оформления дел достигается благодаря следованию ряду общих правил, суть которых сводится к следующему: В одну папку собираются деловые бумаги, датированные одним и тем же годом. Данное правило не касается , дел судебного производства, а также документов выборных органов и учебных заведений.

В отдельных папках собираются деловые бумаги разных : временного или постоянного. В ряде специальных случаев возможно временное соединение в одной папке документов с разными сроками хранения, если они связаны с одним вопросом.

Когда данный вопрос будет закрыт или по истечении календарного

Внутренняя опись документов дела

Внутреннюю опись составляют в соответствии с типовой формой на отдельном листе бумаги. Форма приведена в Приложении № 10 к вышеупомянутым Правилам и используется теми организациями, которые следуют нормам делопроизводства, установленным Росархивом. Составляя внутреннюю опись документов дела, в качестве образца необходимо использовать форму, разработанную ВНИИДАД.

В данный типовой бланк включены следующие данные: Порядковый номер (номер записи); Индекс (уникальный идентификатор объекта); Дата; Заголовок (краткое содержание служебной бумаги); Номера листов (какие листы дела занимает данная документация).

Кроме того, стандартная форма позволяет делопроизводителю вносить в перечень примечания для каждой единицы дела (например, если в папку подшита копия, а не оригинал).

Как правильно составить опись предоставляемых документов

как именно идет документооборот, в каких направлениях, по каким дням, и в какие точки.

При необходимости, делопроизводитель может добавить поля в типовую форму, однако, убирать вышеперечисленные графы нельзя.

Стандартно шаблон формы включает в себя следующие разделы:

  • Таблица с самой описью, в которой указываются:
  • Наименование организации, которая передает документы.
  • Дата составления.
  • Наименование адресата – т.е. фирма, представитель государственного органа или частное лицо, в адрес которого передается комплект документов.
  1. количество листов.
  2. номер по порядку;
  3. полное название документа;
  4. количество экземпляров;
  • Далее обычно пишется строка о том, сколько всего листов документов было передано.

Внутренняя опись документов дела

Эта форма является обязательной.

Благодаря этому можно оптимизировать процессы доставки в пределах компании, что позволит сэкономить ощутимое количество ресурсов. Составление остается на усмотрение фирмы. Обычно она разрабатывается в учетной политике фирмы, и ее образец утверждается для всех случаев передачи документов.
В целом таблица не сложная: (картинки кликабельны)

  1. № п/п – порядковый номер записи (=документа, который мы описываем);
  2. заголовок – вспоминаем реквизит «Заголовок к тексту документа»: отвечает на вопрос «О чем?», представляет собой краткое содержание документа;
  3. регистрационный индекс документа – ,
  4. номера листов дела – ссылка на то, какие листы дела занимает этот документ: 5, 30 – 34 или 1 – 250;
  5. дата есть дата;
  6. примечание – прочая информация, например, то, что этот документ в деле – электронный или представлен в виде копии.

Под таблицей указывается общее количество документов в деле.

При желании в нее можно что-то добавить, но вот убирать из нее информацию нельзя. Готовится опись на обычном листе бумаги, не нужно использовать для нее никаких бланков, надписывать наименование организации и т.д. Вся справочная информация содержится на титульном листе дела.

Дайте определение понятия «опись дел».

Назовите виды описей. Опишите порядок составления, оформления, согласования и утверждения описи дел структурного подразделения

хранения.

В СП описи дел составляются ежегодно по установленной форме под методическим руководством архива. Указанные описи представляются в архив через год после завершения дел в делопроизводстве. Например, годовой раздел описи, включающий дела, законченные делопроизводством в 2008 году, должен быть представлен в архив не позднее 31 декабря 2010 г.
Ответственность за своевременное и качественное составление описей дел СП несут руководители этих подразделений.

Описи дел структурных подразделений имеют порядковые номера. Перед внесением заголовков дел в описи проверяется соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел организации. Производится просмотр дел, при котором проверяется: соответствие заголовка дела содержанию документов в деле; правильность оформления и группировки документов, включенных в дело; качество подшивки или переплета; нумерация

Внутренняя опись документов дела

Как правило, эти документы называются «Дополнение к личному листку по учету кадров» («Дополнение к анкете»).

Обычно они имеют табличную форму (приложение 4) и разрабатываются по усмотрению работодателя. Дополнение к личному листку по учету кадров работник кадровой службы заполняет после того, как поступили документы, отражающие первое изменение признаков личного листка по учету кадров. Все изменения (награждение правительственными наградами, присвоение ученых, воинских, почетных званий и ученых степеней, образование, знание языков, участие в составе выборных законодательных и представительных органов) вносятся на основании соответствующих документов.

Каждый раз после внесения очередного изменения сотрудник кадровой службы подписывает дополнение к личному листку по учету кадров. Если на бланке не остается места для внесения последующих изменений, заполняют следующий аналогичный бланк. Обязательным реквизитом дополнения к

Опись документов: правила использования и оформления

Опись составляется в специальном справочнике, форма которого утверждена правительством.

В описи перечисляются индивидуальные номера, их состав и содержание всех дел, которые необходимо отправить в архив.